OBLIGACIÓN DE LLEVAR CONTABILIDAD DE ACUERDO CON EL CÓDIGO FISCAL DE FEDERACIÓN.

OBLIGACIÓN LEGAL DE LLEVAR CONTABILIDAD.

En la mayoría de los países las leyes y reglamentos que fijan la obligación de llevar contabilidad sufren modificaciones y adiciones conforme van surgiendo cambios económicos, políticos, sociales y culturales. Por ello es conveniente consultar las leyes y reglamentos que contengan disposiciones actualizadas.

DE QUE FORMA.

Art. 26. Los sistemas y registros contables a que se refiere la fracción I del artículo 28 del Código, deberán llevarse por los contribuyentes mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor convenga a las características particulares de su actividad, pero en todo caso deberán satisfacer como mínimo los requisitos que permitan:

I.              Identificar cada operación, acto o actividad y sus características, relacionadas con la documentación comprobatoria, de tal forma que aquellos que puedan identificarse con las distintas contribuciones y tasas, incluyendo las actividades liberadas de pago por la ley.

II.            Identificar las inversiones realizadas con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda preciarse la fecha de adquisición del bien o de efectuada la inversión, su descripción, el monto original de la inversión y el importe de la deducción anual.

III.           Relacionar cada operación, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas.

IV.          Formular los estados de posición financiera.

V.           Relacionar los estados de posición financiera con las cuentas de cada operación.

VI.          Asegurar el registro total de operaciones, actos o actividades y garantizar que se asienten correctamente, mediante los sistemas de control y verificación internos necesarios.

I.              Identificar las contribuciones que se deben cancelar o devolver, en virtud de las devoluciones que se reciban y descuentos u bonificaciones que se otorguen conforme a las disposiciones fiscales.

II.            Identificar los bienes distinguiendo, entre los bienes adquiridos o producidos, los correspondientes a materias primas y productos terminados o semiterminados, los enajenados, así como los destinados a la donación o, en su caso, a la destrucción.

Los libros de contabilidad que están obligados a llevar las empresas se deben implantar de conformidad con los ordenamientos y las disposiciones que, para cada clase de contribuyente, establecen las leyes, los códigos y los reglamentos que se ocupan de la materia.

En el capítulo 1, “Nociones preliminares”, se mostraran las distintas disposiciones que obligan a los contribuyentes a llevar contabilidad, así como los sistemas de registro y características que deben contener cada uno de ellos, a continuación se indica la opción de los contribuyentes para llevar su contabilidad indistintamente en forma manual, mecanizada o electrónica, así como también los libros que deberán llevar.

Registró manual o mecánico: Cuando los contribuyentes adopten el sistema manual o mecánico, deberán llevar cuando menos el libro diario y el mayor.

Electrónico: Cuando los contribuyentes adopten el sistema de registro electrónico llevaran como mínimo el libro mayor.

Art. 28. Los contribuyentes que adopten el sistema de registro manual, deberán levar sus libros diario, mayor y los que estén obligados a llevar por otras disposiciones fiscales, debidamente encuadernados, empastados y foliados.

Cuando los contribuyentes adopten los sistemas de registro mecánico  electrónico, las fojas que se destinen a formar los libros diarios y/o mayor, podrán encuadernarse, empastarse y  foliarse consecutivamente, dicha encuadernación podrá hacerse dentro de tres meses siguientes al cierre del ejercicio, debiendo contener dichos libros el nombre, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyentes.

Los contribuyentes podrán optar por grabar dicha información en discos ópticos o en cualquier otro medio que autorice la Secretaria de Comercio y Fomento Industrial, mediante reglas de carácter general.

Art. 29. En el libro diario, el contribuyente deberá anotar en forma descriptiva todas sus operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que estos se efectúen, indicando el movimiento de cargo o crédito que a cada una corresponda.

En el libro mayor deberán anotarse los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o crédito a cada cuenta en el periodo y su saldo final. La anotación antes indicada  se deberá hacer por lo menos una vez al mes.

Podrán llevarse libros diarios y mayores, particulares, por establecimientos o dependencias, tipos de actividad o cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberá existir el libro diario y el mayor general en que se concentren todas las operaciones del contribuyente.

Además de los libros anteriores, los contribuyentes que sean personas morales deberán llevar el libro o libros de actas, en los que harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de socios, y en su caso, los consejos de administración.

EN QUE MEDIOS.

Dentro de las Leyes Fiscales, con exactitud en el Código Fiscal de la Federación (CFF) el artículo 28 establece que los asientos o registros que componen la contabilidad se llevaran mediante medios electrónicos en base a lo que establece el Reglamento del CFF y las disposiciones generales que disponga el Servicio.

TIEMPO DE MANTENER LA INFORMACION A DISPOSICION DE LA AUTORIDAD.

El plazo debería ser mayor a cinco años.

En términos generales el plazo para conservar la contabilidad, según establece el artículo 30 del Código Fiscal de Federación (CFF), es de cinco años, en algunos casos diez, sin embrago el plazo podría ser mayor.

El plazo para conservar la documentación establecido en las disposiciones fiscales, por su parte, el Código Fiscal de Federación (CFF) establece que la documentación relativa a la contabilidad debe conservarse por un periodo de cinco años, contando desde la fecha en que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones con ella relacionadas.

En el caso de la contabilidad y documentación correspondiente a actos cuyos efectos se prolonguen en el tiempo, como podría ser el caso de las inversiones y las perdidas, el plazo comenzara a computarse a partir del día en que se presente la declaración del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos.

Tratándose de documentación correspondiente a conceptos por los que se hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo se computara a partir de la fecha en la que quede firme la resolución.

Por lo que se refiere a actas constitutivas, contratos de asociación en participación, actos que influyan aumentos o disminuciones de capital, fusión, escisión, constancias de distribución de dividendos o utilidades, información sobre la determinación del valor fiscal de las acciones, así como declaraciones provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo que subsista la sociedad o contrato de que se trate.

Perdidas fiscales-Documentación que acredite su origen.

Cabe destacar, por la relativa novedad que presenta que, en materia de facultades de comprobación, en 2007 se adiciono el CFF para establecer que los contribuyentes deberán proporcionar la documentación que acredite el origen y procedencia de las perdidas fiscales de ejercicios anteriores, en el caso de que la autoridad ejerza sus facultades de comprobación respecto de ejercicios en los que se hubieran amortizado perdidas fiscales y solicite tal documentación.

Cabe mencionar que el Código indica que el contribuyente no estará obligado a proporcionarla en los casos en los que la autoridad ya hubiera ejercido sus facultades de comprobación respecto de los ejercicios en que se sufrieron dichas pérdidas.